Iniciativa pretende estabelecer rotina de atendimento e promover melhoria operacional
O aumento da capacidade produtiva e da eficiência dos processos de trabalho levou a Superintendência Regional do Trabalho do Mato Grosso do Sul (SRTE/MS) a se decidir pela contratação de uma empresa para preparar, organizar, digitalizar, arquivar e gerenciar as mídias digitais e seu acervo de documentos.
“Essa contratação é necessária devido ao aumento da demanda de documentos produzidos pelas seções e núcleos desta regional e suas respectivas gerência e agências”, diz um trecho do documento que apresenta o projeto. O termo de referência e as minutas de edital e do contrato estão em fase de revisão e ajustes finais, para posterior encaminhamento à AGU (Advocacia Geral da União).
A criação da Arquivoteca da SRTE/MS será decisiva para o estabelecimento de uma rotina de atendimento ao público interno e externo; na organização de todo o acervo da SRTE/MS, inclusive os da Gerência Regional de Dourados e das agências descentralizadas, de forma segura e controlada; no equacionamento definitivo do problema de espaço físico nas instalações da Regional; na melhoria operacional da gestão e do arquivamento dos documentos.
Teoria das Três Idades – Os documentos que passarão pelo processo estão inseridos na Teoria das Três Idades. O Arquivo Corrente (primeira idade) inclui os documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam perto dos órgãos emissores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados. O Arquivo Intermediário (segunda idade) é formado pelos documentos originários de arquivo corrente, mas com uso pouco frequente e que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. O Arquivo Permanente (terceira idade) é o que abriga os documentos custodiados em caráter definitivo, em razão de seu valor.
